Hogyan írjunk angol nyelvű üzleti levelet

Amikor üzleti partnerünknek írunk levelet törekednünk kell, hogy minnél egyértelműbben és lényegre törőbben fogalmazzunk, hiszen figyelembe kell venni, hogy társunknak csak rövid ideje lesz elolvasni irományunkat, szeretné minnél gyorsabban megtudni a lényeget. Nagyvalószínűséggel nem fogja aprólékosan tanulmányozni, hanem gyorsan átfutja.


Az üzleti angol levél írásmódja valahol a hivatalos jogi szöveg és a hétköznapi levelek közé tehető. Természetesen nem mehetünk el túlságosan egyik irányba sem, hiszen, ha túl formálisak vagyunk, akkor elidegeníthetjük az olvasót, ha viszont nagyon köznapi hangot ütünk meg, esetleg illetlenek tűnhetünk, vagy csak egyszerűen nem vesznek minket komolyan. Továbbá nyilván ismerünk kell a közönséget, akinek írunk, és ügyelnünk kell, hogy a lehető legjobban írjuk meg, hiszen főleg ha az első levélről van szó, a benyomás amit keltünk a partnerben, meglehetősen fontos. Figyelnünk kell továbbá, hogy amikor valamilyen véleményről írunk akkor élesen különböztessük meg a sajátunkét a cégünkétől, hiszen ha nem így teszünk, lehet hogy kellemetlen helyzetbe hozzuk azt ( nem mindegy, hogy we-t vagy I-t használunk ). Ahogyan a cikk elején is említettem az üzleti angol levél írásakor nagyon fontos az egyértelmű, egyenes fogalmazás. Emiatt, ha lehetőség van rá kerüljük a passzív szerkezet használatát, mivel az alany személye egyértelműen ki kell, hogy derüljön. A tömör fogalmazás természetesen, ha végül udvariatlan hangnembe csap át ugyan olyan mértékben káros lehet, mint a köntörfalazás. A kezdetek a legnehezebbek, nézzük hát a formai követelményeket.

Postaláda Amerikában

1. A küldő címe

A levél legtetejét általában a küldő címével szokás kezdeni. Ide ne írjuk bele a nevünket, hiszen a levél végén az elköszönéskor úgyis ott lesz. Utcanév, város és irányítószám viszont mindeképp szerepeljen.

2. Dátum

Természetesen azt a dátumot kell ide írnunk, amelyik napon befejeztük a levél írását. Ha amerikai cégnek írunk, amerikai formátumot használjunk. Tehát hónap, nap, év sorredben a hónap neve nagybetűvel kezdve. Például December 5, 2015.

3. Címzett címe

Ide az a cím kerüljön, ahova szeretnénk küldeni a levelet. Ha cégnek küldjük, mindig jó, ha találunk valakit a cégen belül, akinek címezhetünk. Továbbá illik használni az illető titulusát ( Mr. , Mrs. , Ms. , Dr. )

4. Megszólítás

A megszólításban elfogadott, ha valakit a keresztnevén ( first name ) szólítunk. Tehát, ha valakit Bill Clintonnak hívnak, akkor nyugodtan írhatunk például Dear Bill-t, majd egy vesszőt.

5. Tartalom és elköszönés

Miután a tartalmat néhány jótanács figyelembe vételével ( további cikkeim ) megírtuk, el kell köszönni. Használhatod a következő kifejezések egyikét: Best regards, All the best, Sincerely, Regards, Kind Regards. Ha a megszólításnál vesszőt használtunk, az elköszönésnél is tegyünk így.



További olvasnivalók

További videók